Wydatki na podróż służbową, które zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorców.
W dniu 17 grudnia 2018 r. Ministerstwo Finansów opublikowało wyjaśnienia dotyczące rozliczeń wydatków związanych z wyjazdami służbowymi przedsiębiorców.
Ministerstwo przypomniało, że zgodnie z przepisami podróż służbowa jest wykonywaniem zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, pod warunkiem, że wykaże, ze zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wyłączone przepisami ustawy o PIT (np. koszty podróży).
Do wydatków, która mogę być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć: koszty przejazdu, przy czym w przypadku podróży publicznym środkiem transportu wysokość ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu, bez ograniczeń co do rodzaju i klasy. W przypadku podróży samochodem zaliczenie wydatków do kosztów jest uzależnione od tego czy samochód był czy też nie środkiem trwałym. W przypadku gdy był środkiem trwałym kosztem będą wszystkie faktycznie poniesione wydatki np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczenia będą np. faktury, rachunki, dowody opłat. W przypadku podróży samochodem nie będącym środkiem trwałym (samochód osobowy używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu – interpretacja ogólna MF z dnia 8.11.2013 r.DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.
Wydatki związane z noclegiem w podróży służbowej mogą być również wliczone do kosztów, w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub fakturą, natomiast koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo dokumentem z którego wynikać będzie kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty przewidziane dla pracowników).
Do kosztów uzyskania przychodu można – jak potwierdza Ministerstwo Finansów – zaliczyć również inne wydatki takie jak na przykład koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej faktura lub rachunkiem.
Poza faktycznie poniesionymi wydatkami przedsiębiorcy, kosztem działalności przedsiębiorcy są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej) diety do wysokości przysługującej pracownikom. Wydatki na wyżywienie, pomimo posiadania rachunków, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, z uwagi na to że przedsiębiorcy przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.