Ulga badawczo-rozwojowa Ewidencja czasu pracy pracowników – zaliczenie do ulgi

Wnioskodawca prowadzi działalność badawczo-rozwojową, dzięki wysoko kwalifikowanym zasobom personalnym, jakimi dysponuje. Są to dedykowane zespoły pracowników. Większość pracowników zatrudnionych w zespołach zajmujących się pracami B+R to osoby z wyższym wykształceniem technicznym, systematycznie podnoszące swoje kwalifikacje zawodowe poprzez uczestnictwo w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych oraz udział w projektach badawczo-rozwojowych. Około 95% osób zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R pozostaje w spółce zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Sposób wynagradzania pracowników regulowany jest regulaminem pracy oraz regulaminem wynagradzania. Praca osób zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R prowadzona i koordynowana jest w oparciu o wprowadzone w Spółce metodyki i oprogramowanie wspierające ich stosowanie. Wnioskodawca zaznaczył, że w praktyce może wystąpić sytuacja, w której osoby zajmujące stanowiska w ramach działalności B+R będą zajmowały się w ramach godzin pracy czynnościami niebędącymi realizacją ww. działalności. W szczególności, mogą one wykonywać prace na rzecz innych działów lub podejmować czynności niestanowiące prac badawczo-rozwojowych, zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki, lecz działania związane z wynikami tych prac już po opuszczeniu fazy badawczej lub wypuszczeniu produktu na rynek (np. uczestnictwo w procesach wsparcia dla użytkownika). Główną kompetencją tych osób pozostaje jednak realizacja działalności B+R Spółki.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzują i nie wprowadzają ograniczeń w zakresie dotyczącym tego, z czego powinno wynikać zatrudnienie konkretnego pracownika w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej. Najbardziej oczywistym sposobem określenia takiego celu wydaje się zawarcie odpowiednich zapisów w umowie o pracę zawartej z pracownikiem zwłaszcza w części poświęconej zakresowi obowiązków pracownika.
Wskazać należy, że koszty zatrudnienia pracowników zatrudnionych w innych celach niż realizacja działalności badawczo-rozwojowej nie stanowią kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 updop. Jednocześnie, koszty zatrudnienia ww. pracowników, choć będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, to nie będą kosztami poniesionymi na działalność badawczo-rozwojową.
Podnieść zatem należy, że tut. Organ zgadza się ze zdaniem Wnioskodawcy, że koszt zatrudnienia pracownika realizującego zadania z zakresu wykonywania czynności obejmujących działalność badawczo-rozwojową, tj. wynagrodzenie za czas urlopu i wynagrodzenie chorobowe stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.
Tym samym, wynagrodzenie za czas choroby oraz urlopu wypoczynkowego należy do świadczeń wypłacanych osobom fizycznym z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy i podlega odliczeniu na podstawie art. 18d updop.

Uzasadnione jest zatem przyjęcie, że koszt kwalifikowany – poniesiony na działalność badawczo-rozwojową – będzie mogła stanowić tylko ta część jego wynagrodzenia, która dotyczy realizacji działalności badawczo-rozwojowej.
Zatem, wynagrodzenie pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej w wysokości proporcjonalnej do czasu, w którym ci pracownicy nie uczestniczyli faktycznie w pracach badawczo-rozwojowych, musi podlegać wyłączeniu od odliczenia dokonywanego w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.
Tym samym, w przypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni przez Spółkę na podstawie umowy o pracę i w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej otrzymywane od Spółki wynagrodzenie stanowiące dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, będzie stanowić koszt kwalifikowany w rozumieniu art. 18d ust. 2 pkt 1 updop. Tym samym, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia świadczeń ponoszonych na rzecz tych pracowników na potrzeby ulgi badawczo-rozwojowej.
Jednocześnie, dla celów ulgi badawczo-rozwojowej wydatki Spółki na wypłatę świadczeń dla tych pracowników, powinny być rozliczone zależnie od faktycznego zaangażowania pracowników w działalność badawczo-rozwojową w danym okresie rozliczeniowym, zgodnie z prowadzoną przez Spółkę dokumentacją. Wskazać należy, że gdy pracownicy uczestniczą w pracach badawczo-rozwojowych i nie przeznaczają na realizację takiej działalności 100% swojego czasu pracy, konieczne jest odliczenie od kwoty ulgi kosztów przypadających proporcjonalnie na czas, w którym pracownicy ci wykonywali czynności niezwiązane z działalnością badawczo-rozwojową.
Natomiast, w kwestii wydatków na wyjazdy szkoleniowe bądź delegacje należy podkreślić, że stanowić będą one koszty kwalifikowane, o ile zaliczone zostaną do przychodów ze stosunku pracy po stronie pracowników, co wynika z art. 18d ust. 2 pkt 1 updop w zw. z 12 ust. 1 updof.
Reasumując, w przypadku pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej, którzy częściowo wykonują prace będące realizacją ww. działalności Spółki i nie przeznaczają na realizację takiej działalności 100% swojego czasu pracy, Spółka nie może odliczać od podstawy opodatkowania całej kwoty wydatków na wynagrodzenia takich pracowników.

https://sip.mf.gov.pl/faces/views/szczegoly/szczegoly-interpretacji-indywidualnej.xhtml?dokumentId=501310&poziomDostepu=PUB&indexAccordionPanel=-1#tresc