Czego dowiesz się z tego artykułu?

• dlaczego użycie AI nie przenosi odpowiedzialności podatkowej na narzędzie,
• kto odpowiada za deklarację lub decyzję biznesową przygotowaną z wykorzystaniem sztucznej inteligencji,
• jakie błędy AI są szczególnie niebezpieczne w podatkach i księgowości,
• co AI Act zmienia w podejściu do nadzoru nad systemami sztucznej inteligencji,
• dlaczego weryfikacja człowieka i dokumentacja procesu mają znaczenie,
• jak zbudować bezpieczne zasady korzystania z AI w firmie.

Sztuczna inteligencja coraz częściej wspiera działy finansowe, księgowość i podatki. Potrafi analizować dokumenty, tworzyć zestawienia, klasyfikować koszty, przeszukiwać duże zbiory danych i przygotowywać pierwsze wersje analiz podatkowych. To realnie przyspiesza pracę, ale tworzy też nowe ryzyko: wynik może wyglądać profesjonalnie i jednocześnie być błędny.

Najważniejsza zasada jest prosta: AI nie staje się podatnikiem, księgowym ani doradcą podatkowym. Nie przejmuje odpowiedzialności za deklarację, rozliczenie ani decyzję zarządu. W relacji z organem podatkowym odpowiedzialność nadal pozostaje po stronie podatnika i osób, które podejmują lub zatwierdzają konkretne działania.

AI jest narzędziem, nie stroną postępowania podatkowego

W obecnym stanie prawnym system sztucznej inteligencji nie ma osobowości prawnej i nie może być adresatem obowiązków podatkowych. Jeżeli więc firma wykorzystuje AI do przygotowania kalkulacji CIT, analizy VAT albo kwalifikacji wydatków, organ podatkowy będzie badał prawidłowość rozliczenia podatnika, a nie to, czy model językowy „się pomylił”.

W praktyce AI bywa wykorzystywana m.in. do:

• kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów,
• oceny prawa do odliczenia VAT,
• wstępnych kalkulacji podatkowych,
• weryfikacji kontrahentów,
• analizy dokumentacji cen transferowych,
• przygotowania dokumentacji ulg podatkowych,
• wyszukiwania interpretacji i orzecznictwa.

Każde z tych zastosowań może być pomocne, ale im większy wpływ wyniku AI na ostateczne rozliczenie, tym większe znaczenie ma kontrola merytoryczna.

Korzystasz z AI w podatkach lub finansach? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi!

Największe ryzyko: odpowiedź brzmi profesjonalnie, ale jest błędna

Modele generatywne tworzą odpowiedzi na podstawie wzorców w danych. Nie „rozumieją” odpowiedzialności podatkowej w taki sposób jak ekspert, który zna stan faktyczny klienta i bierze pod uwagę wszystkie istotne okoliczności.

W praktyce system może:

• oprzeć odpowiedź na nieaktualnym stanie prawnym,
• pominąć wyjątek od ogólnej zasady,
• połączyć dwa podobne, ale różne stany faktyczne,
• wygenerować nieistniejącą interpretację lub sygnaturę,
• źle zinterpretować postanowienie umowy,
• pominąć szczególną cechę transakcji, która zmienia jej skutki podatkowe.

Właśnie dlatego ryzyko związane z AI jest czasem większe niż przy zwykłym błędzie wyszukiwarki. Odpowiedź może być logiczna, spójna i napisana eksperckim językiem, przez co łatwiej zaufać jej bez dodatkowej weryfikacji.

Należyta staranność nie polega na wpisaniu dobrego promptu

W podatkach liczy się nie tylko wynik, ale również sposób dojścia do decyzji. Jeżeli przedsiębiorca opiera rozliczenie na analizie AI, powinien umieć wskazać dokumenty źródłowe, przepisy, aktualny stan prawny oraz osobę, która zweryfikowała wniosek.

Samo zapisanie promptu nie zastępuje profesjonalnej analizy. Prompt może poprawić jakość odpowiedzi, ale nie eliminuje ryzyka halucynacji, błędnego kontekstu ani nieaktualnych danych.

W przypadku istotnych decyzji podatkowych warto zachować ślad procesu: jakie dane wprowadzono, jaką odpowiedź uzyskano, jakie źródła sprawdzono i kto zatwierdził ostateczne stanowisko. Taka dokumentacja może mieć znaczenie również w kontekście wykazywania należytej staranności.

AI Act wzmacnia znaczenie nadzoru człowieka

Unijne rozporządzenie 2024/1689, czyli AI Act, nie przenosi odpowiedzialności na sztuczną inteligencję. Przeciwnie – nakłada określone obowiązki na podmioty tworzące, dostarczające i wdrażające systemy AI.

W odniesieniu do systemów wysokiego ryzyka art. 14 AI Act kładzie nacisk na skuteczny nadzór człowieka, a art. 26 przewiduje obowiązki podmiotów wdrażających takie systemy. Zakres tych obowiązków zależy od rodzaju systemu i jego zastosowania, dlatego nie każde narzędzie używane w księgowości będzie automatycznie systemem wysokiego ryzyka.

Kierunek regulacji jest jednak czytelny: firma powinna wiedzieć, z jakiego systemu korzysta, w jakim celu, kto nadzoruje jego działanie i jak reaguje na błędy.

Dane podatkowe i poufne informacje to osobne ryzyko

Wykorzystanie publicznych modeli AI może wiązać się z przekazywaniem danych do zewnętrznego dostawcy. W obszarze podatków szczególnie łatwo wprowadzić informacje objęte poufnością: dane kontrahentów, wynagrodzenia, faktury, umowy, struktury grupy czy planowane transakcje.

Przed użyciem narzędzia warto ustalić:

• gdzie przetwarzane i przechowywane są dane,
• czy dane mogą być wykorzystywane do trenowania modelu,
• kto ma do nich dostęp,
• jak długo są przechowywane,
• czy można ograniczyć zakres danych do minimum potrzebnego do wykonania zadania.

Odpowiedź AI może być merytorycznie poprawna, a sam proces jej uzyskania nadal może tworzyć ryzyko związane z RODO, tajemnicą przedsiębiorstwa lub zobowiązaniami umownymi.

Polityka AI w firmie powinna być praktyczna

Zakaz używania AI często nie działa, bo pracownicy i tak korzystają z publicznie dostępnych narzędzi. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest określenie jasnych zasad.

Polityka powinna wskazywać:

• jakie narzędzia są dopuszczone,
• do jakich zadań można używać AI,
• jakich danych nie wolno wprowadzać,
• które wyniki wymagają obowiązkowej weryfikacji człowieka,
• kto zatwierdza treści mające wpływ na rozliczenia podatkowe,
• jak dokumentować istotne analizy,
• kiedy trzeba skonsultować wynik z ekspertem.

Dzięki temu AI staje się kontrolowanym elementem procesu, a nie prywatnym „doradcą” każdego pracownika.

Dostawca systemu też ma znaczenie, ale umowa nie przeniesie całego ryzyka

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z profesjonalnego systemu AI dostarczanego przez zewnętrzną firmę, warto przeanalizować umowę. Znaczenie mają m.in. zasady odpowiedzialności za błędy, bezpieczeństwo danych, zakres aktualizacji, poziom usług, prawa do wyników oraz ograniczenia odpowiedzialności dostawcy.

Nawet korzystna umowa nie zmienia jednak podstawowej relacji z organem podatkowym. Jeżeli deklaracja jest nieprawidłowa, podatnik nie może ograniczyć się do argumentu, że błąd powstał po stronie oprogramowania. Roszczenia wobec dostawcy są odrębną kwestią od obowiązku prawidłowego rozliczenia podatku.

AI w podatkach – szybkość tak, automatyczne zaufanie nie

Najbezpieczniejszy model wykorzystania AI zakłada, że narzędzie przyspiesza analizę, ale nie usuwa człowieka z procesu decyzyjnego.

W prostych zadaniach AI może wykonywać dużą część pracy operacyjnej. Przy kwestiach wymagających interpretacji przepisów, oceny stanu faktycznego lub oszacowania ryzyka ostateczna kontrola powinna należeć do osoby posiadającej odpowiednie kompetencje.

AI może obniżać koszty i przyspieszać pracę działów finansowych, ale oszczędność czasu nie powinna oznaczać obniżenia standardu weryfikacji. W podatkach odpowiedzialność nadal pozostaje po stronie przedsiębiorcy. Dlatego przewagą nie będzie samo używanie AI, lecz zbudowanie procesu, w którym technologia jest szybka, a decyzja pozostaje kontrolowana.

Ewa Flor

Doradca podatkowy | Właścicielka kancelarii doradztwa podatkowego | Ekspert Infor.pl | +48 32 724 71 01 | office@ewaflor.pl