Koszt firmowy czy wydatek prywatny? 7 wydatków, które najczęściej budzą wątpliwości podatkowe

W spółce o obrotach liczonych w dziesiątkach milionów rzadko kwestionuje się duże, oczywiste wydatki. Wątpliwości rodzą się przy mieszanych: samochód, który jeździ też w weekend, delegacja przedłużona o dwa dni, kolacja z kontrahentem, szkolenie członka zarządu. To tam CFO i główny księgowy muszą co miesiąc rozstrzygać, gdzie kończy się działalność, a zaczyna sfera prywatna.

Ogólna zasada jest znana: wydatek powinien być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła i nie może być wyłączony wprost przepisem. W praktyce to podatnik wykazuje ten związek. A wykazać go łatwiej, jeśli zrobiło się to przed zaksięgowaniem, nie po.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• jakie trzy pytania warto zadać każdemu wydatkowi mieszanemu, zanim trafi do ksiąg,
• które siedem grup wydatków najczęściej budzi wątpliwości w spółkach,
• gdzie przebiega granica między reprezentacją a reklamą,
• dlaczego o kosztach kar umownych decyduje tytuł zapłaty, a nie nazwa w umowie,
• jak uporządkować zasady wewnętrzne, żeby ograniczyć liczbę spornych pozycji.

Trzy pytania przed zaksięgowaniem

1. Cel. Czy wydatek służy osiąganiu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła, i czy da się to powiedzieć jednym zdaniem?
2. Dowód. Czy dokumenty pokazują cel, a nie tylko fakt zapłaty? Faktura mówi, że zapłaciliśmy. Nie mówi, po co.
3. Wyłączenia i limity. Czy przepis wyłącza wydatek wprost albo ogranicza go kwotowo lub procentowo?

7 wydatków, które najczęściej budzą wątpliwości

1. Samochód osobowy

Limity wartości przy amortyzacji i leasingu oraz ograniczenia kosztów przy użytkowaniu mieszanym mają swoje progi. Dochodzi VAT: zakres odliczenia zależy od tego, czy pojazd służy wyłącznie działalności, czy także celom prywatnym. Auto „służbowe z możliwością jazd prywatnych” dla członka zarządu ma więc skutki w CIT, VAT i w dochodach osoby, która z niego korzysta. Najczęściej zawodzi nie interpretacja, tylko brak spójnych zasad: ewidencji przebiegu, regulaminu i umowy.

2. Podróże służbowe z elementem prywatnym

Delegacja zarządu przedłużona o weekend, wyjazd z osobą towarzyszącą, konferencja w atrakcyjnej lokalizacji. Koszt dojazdu na cel służbowy zwykle da się obronić. Dodatkowe dni prywatne i koszty osób towarzyszących – już nie. Kłopot pojawia się, gdy rezerwacja i faktura są jedną pozycją. Pomaga rozdzielenie kosztów już na etapie zamówienia oraz dokument pokazujący cel wyjazdu: agenda, zaproszenie, lista spotkań.

3. Reprezentacja czy reklama

Ustawa wyłącza z kosztów wydatki na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, żywność i napoje, w tym alkoholowe. Reklama może być kosztem. Granica nie leży w nazwie, tylko w charakterze: reklama jest zwykle skierowana do nieokreślonego kręgu odbiorców i informuje o ofercie, reprezentacja buduje wizerunek wobec wybranych osób. Kolacja z kluczowym klientem, event dla kontrahentów czy upominki o wysokiej wartości wymagają oceny każdego przypadku z osobna, a organy i sądy nie zawsze oceniają je jednolicie.

Masz w księgach wydatki, które trudno jednoznacznie zakwalifikować? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi!

4. Sprzęt, telefon i home office

Telefon, laptop czy monitor w domu pracownika są kosztem, jeśli służą działalności. Gdy bywają używane także prywatnie, pytanie brzmi o proporcję i o to, czy da się ją uzasadnić. Przy pracy zdalnej dochodzą zasady dotyczące ekwiwalentu i ryczałtów. Osobno sprawdzamy układy z kontraktorami B2B: kto ponosi koszt sprzętu, na jakiej podstawie i czy zwrot lub refaktura są właściwie udokumentowane. Pomaga regulamin użytkowania sprzętu i jasny klucz podziału.

5. Szkolenia i MBA zarządu

Szkolenie, które podnosi kompetencje potrzebne na zajmowanym stanowisku, łatwiej połączyć z przychodami niż program ogólnorozwojowy. MBA członka zarządu budzi pytania właśnie dlatego, że daje kwalifikacje, które zostają z osobą, a nie ze spółką. Liczą się: związek z zakresem obowiązków, uzasadnienie w uchwale lub umowie, a często także zapisy o zwrocie kosztów przy odejściu. Do oceny trzeba dołączyć skutki po stronie osoby, której szkolenie dotyczy [DO WERYFIKACJI: stanowiska organów w sprawie świadczeń o charakterze szkoleniowym].

6. Świadczenia na rzecz wspólników i członków zarządu

Zakup „dla spółki”, który faktycznie zaspokaja potrzeby wspólnika. Najem nieruchomości od wspólnika po cenie bez uzasadnienia. Wydatki prywatne opłacone kartą firmową. Takie świadczenia mogą nie być kosztem, a po stronie odbiorcy mogą rodzić przychód. W estońskim CIT dochodzi do tego wątek ukrytych zysków, który omawialiśmy już osobno. Dla członków zarządu kluczowa jest spójność: umowa lub uchwała, rzeczywiste świadczenie i sposób księgowania.

7. Kary umowne

Nie każda kara umowna jest kosztem i nie każda jest wyłączona. Ustawa wyłącza z kosztów kary umowne i odszkodowania m.in. z tytułu wad dostarczonych towarów, wad wykonanych robót i usług oraz zwłoki w usunięciu wad. Kara za inne uchybienie może być kosztem, jeśli spełnia ogólne warunki i jest udokumentowana. Liczy się tytuł, nie nazwa w umowie: „kara za opóźnienie” może faktycznie dotyczyć wady. Rozstrzyga treść zdarzenia i dokument, który je opisuje, na przykład protokół.

Co zrobić, żeby wątpliwości nie trafiały do ksiąg

1. Spisz zasady dla wydatków mieszanych. Polityka samochodowa, podróży, reprezentacji i użytkowania sprzętu.
2. Opisuj cel w dokumencie źródłowym. Agenda, uchwała, notatka z uzasadnieniem.
3. Rozdzielaj wydatki na etapie zamówienia. Część służbowa i prywatna na osobnych pozycjach.
4. Ustal klucz podziału i trzymaj się go. Zmienna metoda bywa gorszym sygnałem niż niedoskonała, ale stała.
5. Przeglądaj konta wątpliwe przed zamknięciem roku. Później pole manewru jest mniejsze.

Limity i stawki się zmieniają, dlatego przed wdrożeniem polityki sprawdzamy stan prawny na dany dzień.

Wydatek nie jest firmowy ani prywatny z natury. Koszt, którego celu nie da się wykazać, jest tylko wydatkiem.

Chcesz uporządkować zasady księgowania wydatków mieszanych w swojej spółce? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi!

Ewa Flor — Doradca podatkowy | Właścicielka kancelarii doradztwa podatkowego | Ekspert Infor.pl | +48 32 724 71 01 | office@ewaflor.pl