Czego dowiesz się z tego artykułu?

• kiedy przedsiębiorca może jednocześnie korzystać z ulgi B+R i IP Box,
• jak działa ulga B+R, a jak preferencyjna stawka IP Box,
• dlaczego najpierw trzeba prawidłowo zidentyfikować działalność badawczo-rozwojową,
• jakie znaczenie mają koszty kwalifikowane, kwalifikowane prawa własności intelektualnej i wskaźnik nexus,
• jak powinna wyglądać ewidencja pozwalająca bezpiecznie połączyć obie preferencje,
• jakie błędy najczęściej powodują ryzyko zakwestionowania rozliczenia.

Ulga B+R i IP Box są dwiema odrębnymi preferencjami podatkowymi, które mogą wspierać firmy rozwijające własne produkty, technologie i oprogramowanie. Ulga B+R pozwala dodatkowo odliczyć określone koszty działalności badawczo-rozwojowej, natomiast IP Box umożliwia zastosowanie 5% stawki podatku do kwalifikowanego dochodu z określonych praw własności intelektualnej.

Od 1 stycznia 2022 r. przepisy pozwalają w określonych sytuacjach stosować obie preferencje jednocześnie. Nie oznacza to jednak dowolnego „podwójnego” odliczania tych samych wydatków. Warunkiem bezpiecznego rozliczenia jest prawidłowe ustalenie działalności B+R, kosztów kwalifikowanych, kwalifikowanego IP, dochodu z tego prawa oraz odpowiedniej ewidencji.

Najpierw trzeba wykazać działalność B+R

Punktem wyjścia jest ustalenie, czy firma rzeczywiście prowadzi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu ustaw podatkowych. Nie każda praca rozwojowa, modernizacja produktu czy wdrożenie nowego rozwiązania automatycznie spełnia warunki ulgi.

Działalność B+R powinna mieć charakter twórczy i być podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy lub wykorzystania tej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W praktyce mogą to być m.in.:

• tworzenie i rozwijanie własnego oprogramowania,
• projektowanie nowych funkcjonalności produktu,
• opracowywanie prototypów i wersji testowych,
• rozwój nowych procesów produkcyjnych lub technologicznych,
• istotne ulepszanie istniejących produktów,
• prowadzenie testów i eksperymentów związanych z nowym rozwiązaniem.

Kluczowe jest odróżnienie prac twórczych i rozwojowych od rutynowych zmian, standardowego utrzymania produktu czy zwykłego wdrażania rozwiązań dostępnych na rynku.

Rozliczasz innowacje? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi!

Ulga B+R dotyczy kosztów kwalifikowanych

Samo prowadzenie działalności B+R nie daje jeszcze odpowiedzi, jaka kwota może zostać odliczona. Ulga dotyczy kategorii kosztów wskazanych w ustawie, poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.

W zależności od sytuacji mogą to być m.in. określone koszty wynagrodzeń, materiałów i surowców, ekspertyz, korzystania z aparatury czy amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych wykorzystywanych w działalności B+R.

Największym ryzykiem praktycznym jest przypisywanie do projektu całych kosztów, mimo że pracownik, sprzęt albo usługa służą również zwykłej działalności operacyjnej. Ewidencja powinna pozwalać wykazać, jaka część kosztu faktycznie pozostaje związana z działalnością B+R.

IP Box dotyczy dochodu, a nie samego ponoszenia kosztów

IP Box działa inaczej. Preferencja nie polega na dodatkowym odliczeniu kosztu, lecz na opodatkowaniu 5% stawką kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Do kwalifikowanych praw mogą należeć m.in. autorskie prawa do programu komputerowego, patenty oraz inne prawa wskazane w przepisach, jeżeli zostały wytworzone, rozwinięte lub ulepszone przez podatnika w ramach prowadzonej działalności B+R.

To oznacza, że firma musi nie tylko wykazać, że tworzy innowacyjne rozwiązanie. Powinna również ustalić, jakie kwalifikowane IP powstało, w jaki sposób generuje ono dochód oraz jaka część dochodu może korzystać z preferencyjnej stawki.

Na czym polega jednoczesne stosowanie B+R i IP Box?

Od 2022 r. przepisy umożliwiają tzw. symultaniczne stosowanie obu preferencji. W praktyce koszty kwalifikowane B+R związane z kwalifikowanym prawem własności intelektualnej mogą – przy spełnieniu warunków ustawowych – zostać uwzględnione przy ustalaniu dochodu z IP Box.

Nie oznacza to jednak możliwości wielokrotnego rozliczenia tej samej kwoty bez ograniczeń. Kalkulacja powinna odpowiadać przepisom dotyczącym obu preferencji i pozwalać prześledzić, w którym miejscu i na jakiej podstawie dany koszt został uwzględniony.

Dlatego połączenie ulg powinno być planowane jako jeden model rozliczeniowy, a nie jako dwie niezależne kalkulacje przygotowane przez różne osoby pod koniec roku.

Wskaźnik nexus ogranicza preferencję do rzeczywistej działalności B+R

W IP Box szczególne znaczenie ma wskaźnik nexus. Jego zadaniem jest powiązanie preferencyjnego opodatkowania z działalnością badawczo-rozwojową rzeczywiście prowadzoną przez podatnika.

W uproszczeniu, im większy udział własnych prac B+R i określonych kosztów zewnętrznych w tworzeniu lub rozwoju kwalifikowanego IP, tym większa część dochodu może potencjalnie korzystać z 5% stawki. Zakup gotowego prawa albo przeniesienie większości prac do określonych podmiotów powiązanych może wpływać na wartość wskaźnika.

Kalkulacja nexus powinna być powiązana z rzeczywistymi kosztami dotyczącymi konkretnego prawa IP, a nie z ogólną strukturą kosztów całej firmy.

Jedna ewidencja księgowa często nie wystarczy

Bezpieczne połączenie B+R i IP Box wymaga danych na kilku poziomach. Standardowa księgowość pokazująca jedynie rodzaj kosztu może być niewystarczająca.

W praktyce trzeba umieć powiązać:

• konkretny projekt lub obszar działalności B+R,
• koszty kwalifikowane przypisane do projektu,
• konkretne kwalifikowane prawo własności intelektualnej,
• przychody, koszty i dochód związane z tym prawem,
• dane potrzebne do wyliczenia wskaźnika nexus.

Dobra dokumentacja powinna pozwalać odpowiedzieć na pytania:

• jakie prace zostały wykonane,
• dlaczego mają charakter B+R,
• jakie IP powstało lub było rozwijane,
• jakie koszty zostały poniesione i jak je przypisano,
• w jaki sposób IP generuje dochód,
• jak wyliczono dochód kwalifikowany i wskaźnik nexus.

Jeżeli firma próbuje odtworzyć te dane dopiero po zakończeniu roku, ryzyko błędów istotnie rośnie.

Najczęstsze błędy przy łączeniu ulg

Największe problemy nie wynikają zazwyczaj z samego faktu połączenia preferencji, lecz z niespójnej dokumentacji.

Do typowych błędów należą:

• uznawanie wszystkich prac IT za działalność B+R,
• brak wyodrębnienia rutynowych zmian i utrzymania,
• zaliczanie całego wynagrodzenia pracownika do B+R mimo częściowego zaangażowania,
• brak powiązania kosztów z konkretnym IP,
• brak odrębnej kalkulacji dochodu dla poszczególnych praw,
• błędne wyliczenie nexus,
• rozbieżności pomiędzy ewidencją projektową, księgową i podatkową,
• przygotowanie dokumentacji wyłącznie na podstawie ogólnych opisów prac.

Ulga B+R i IP Box powinny być projektowane razem z ewidencją

Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać z obu preferencji, najlepszym momentem na uporządkowanie procesu jest początek projektu, a nie moment składania zeznania rocznego.

Już na etapie prowadzenia prac warto określić, które zadania mogą mieć charakter B+R, jak rejestrować czas pracy i wydatki, jakie prawa własności intelektualnej mogą powstać oraz w jaki sposób będą generować przychody.

Tak przygotowana ewidencja nie tylko ułatwia rozliczenie. Pozwala również szybciej ocenić rzeczywistą wartość korzyści podatkowej i zdecydować, czy koszt obsługi preferencji jest uzasadniony w konkretnym biznesie.

Połączenie B+R i IP Box może dawać istotną korzyść, ale wymaga spójności

Ulga B+R i IP Box mogą być bardzo efektywnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy rzeczywiście tworzą i komercjalizują własne rozwiązania technologiczne. Kluczem nie jest jednak maksymalizowanie liczby kosztów objętych preferencją, lecz zbudowanie spójnego łańcucha dowodowego od projektu B+R, przez koszty, do konkretnego prawa IP i generowanego przez nie dochodu.

Rozliczasz innowacje? Skontaktuj się z naszymi doradcami podatkowymi! 

Im lepiej dokumentacja odzwierciedla rzeczywisty przebieg projektu, tym łatwiej wykorzystać obie preferencje zgodnie z przepisami i ograniczyć ryzyko korekty podczas kontroli.

Ewa Flor

Doradca podatkowy | Właścicielka kancelarii doradztwa podatkowego | Ekspert Infor.pl | +48 32 724 71 01 | office@ewaflor.pl