Co mają ze sobą wspólnego?
W branży IT i nowych technologii często bardzo wiele…
Dla pracodawców / zleceniodawców, którzy zatrudniają informatyków, istotnym zagadnieniem są warunki umożliwiające skorzystanie z instytucji pozwalającej na odliczenie 50% kosztów uzyskania przychodu pracownika / zleceniobiorcy. W szczególności chodzi tu o formę i treść umowy i odpowiednie prowadzenie ewidencji pracy. Często takie osoby biorą także udział w pracach badawczo-rozwojowych w firmie. Zatem koszty ponoszone na wynagrodzenia dla takich osób z reguły mogą się kwalifikować do ulgi badawczo-rozwojowej.
Zarówno w kwestii udokumentowania prac badawczo-rozwojowych jak i możliwości zastosowania 50% kosztów dla prac autorskich znaczenie ma umowa a także dokumentacja/ewidencja czasu pracy w podziale na czynności.
I tutaj „przychodzi” nam z pomocą interpretacja ogólna nr DD3.8201.1.2018 Ministra Finansów z dnia 15 września 2020 roku w sprawie zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do honorarium autorskiego. Z interpretacji tej wynika, że dla możliwości stosowania 50% kosztów kluczowe są następujące elementy zawarte w umowie o pracę:
1. wtórne nabycie przez pracodawcę majątkowych praw autorskich do programu za odpowiednim wynagrodzeniem;
2. wyodrębnienie honorarium za przeniesienie praw autorskich od wynagrodzenia za pozostałe czynności;
3. powstanie utworu będącego przedmiotem praw autorskich i posiadanie dowodu na powstanie tego utworu.
Każda firma rozliczająca swoich pracowników/zleceniobiorców i stosująca do ich prac 50% koszty powinna rozważyć przeprowadzenie audytu (jeżeli tego wcześniej nie zrobiła jeszcze) obejmującego swoim zakresem:
1. weryfikację zapisów zgodne z interpretacją ogólną w zakresie 50% KUP w zakresie kwestii podatkowych i prawnych tj. wprowadzenia odpowiednich zapisów odnośnie przeniesienia praw autorskich z pracowników na Spółkę,
2. weryfikację regulaminu wynagradzania / innego dokumentu regulującego zapisy odnośnie wynagradzania w celu zaproponowania zapisów zgodnych z interpretacją ogólną w zakresie 50% KUP – podział wynagrodzenia na honorarium i wynagrodzenie za inne czynności w ramach umowy o prac, wskazanie jakie składniki wynagrodzenia podlegają pod 50% KUP, zaliczkowe honorarium autorskie,
3. weryfikację ewidencji czasu pracy w celu spełnienia wymogów do stosowania 50% KUP dla twórców – wprowadzenie do ewidencji czasu pracy zapisów o powstałych utworach lub stworzenie odrębnej ewidencji utworów w rozumieniu przepisów o prawach autorskich,
4. opracowanie wzorcowych dokumentów do dokumentowania wysokości honorarium autorskiego pracownika,
5. ustalenie katalogu czynności/wykonywanych prac które są kwalifikowane do prac autorskich,
6. określenie sposobu/metody ustalania wysokości honorarium autorskiego, które będą zgodne z interpretacją ogólną,
7. na podstawie powyższych ustaleń / nowych rozwiązań opcjonalnie wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w celu potwierdzenia, że kwestia ustalania honorarium i dokumentowania utworów jest zorganizowana w firmie w sposób prawidłowy i pracodawca/zleceniodawca ma prawo stosować 50% KUP.
Służymy wsparciem Państwu w tym zakresie – zrealizowaliśmy już wiele projektów w powyższym zakresie i mamy wypracowane know-how, które pozwoli w sprawny sposób przeprowadzić Państwa firmę przez ten proces.
Zapraszam do kontaktu z nami!