Szanowni Państwo,
Czasami pytacie nas (najczęściej w okolicy Świąt) jak są opodatkowane przekazywane upominki dla kontrahentów/pracowników.

Poniżej w artykule znajdziecie Państwo najważniejsze informacje w tym zakresie. Zapraszamy do lektury!

Dla celów podatkowych należy pogrupować wysyłki upominków ze względu na powiązanie umowne z osobą otrzymującą:

1. Umowy o pracę
W tym przypadku każde przekazanie prezentu / upominku (niezależnie czy będzie on z logo czy nie) będzie stanowić przychód po stronie pracownika, od którego Pracodawca ma obowiązek pobrać zaliczkę na PIT oraz składki ZUS.
Wyjątek stanowią świadczenia dla pracowników finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (zgodnie z przepisami COVID-owymi limit ten został zwiększony do 2000 zł na 2020 r. i 2021 r.). Trzeba jednak zastrzec, że świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny zależeć od sytuacji materialnej, życiowej czy rodzinnej pracownika (decydować powinno tzw. kryterium socjalne).
Jeśli jednak Pracodawca nie chce, aby pracownik ponosił ciężar tego podatku, rozwiązaniem może być „ubruttowienie” upominku tj. równolegle z upominkiem przyznanie pracownikowi dodatku pieniężnego w kwocie równiej podatkowi PIT i składkom ZUS, które będzie trzeba odprowadzić od takiego przysporzenia. Ewentualnym uproszczeniem rozliczeń mogłoby być zastosowanie modelu, w którym zaliczki na PIT i składki ZUS pobierane są na bieżąco (w miesiącu otrzymania upominku przez pracownika), a dodatek będzie przyznawany na koniec roku w wysokości pokrywającej wszystkie pobrane w trakcie roku z wynagrodzenia pracownika zaliczki na PIT i składki ZUS z tytułu upominków/ prezentów.
Jak wynika natomiast z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia oraz wszelkie inne darowizny podlega opodatkowaniu VAT, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Organy skarbowe prezentują podejście, że przekazania prezentów na rzecz pracowników nie są związane z działalnością opodatkowaną, zatem nabycie tych prezentów/ upominków nie daje prawa do odliczenia VAT. Tym samym przekazanie pracownikom nieodpłatnie upominków nie będzie podlegać opodatkowaniu VAT.
Z punktu widzenia CIT/PIT wydatki poniesione na takie okolicznościowe upominki mogą stanowić koszt podatkowy.

2. Umowy zlecenia
W tym przypadku sytuacja jest zbliżona do sytuacji osób zatrudnionych na umowę o pracę. Przekazanie upominku dla zleceniobiorców stanowi dla nich przychód podatkowy. Jednocześnie jak wynika z art. 41 ust. 7 pkt 3 ustawy o PIT jeżeli przedmiotem świadczeń, o których mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 (m.in. świadczenia z tytułu umowy zlecenie) nie są pieniądze, podatnik jest obowiązany wpłacić płatnikowi kwotę zaliczki lub należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem świadczenia. W praktyce oznacza to, że Zleceniodawca jako płatnik zaliczek na PIT powinien pobrać najpierw od zleceniobiorcy, a później wpłacić do US zaliczkę na PIT z tytułu przekazanych prezentów / upominków. W naszej ocenie tu również mogłoby znaleźć zastosowanie „ubruttowienie” świadczenia (tak jak w przypadku umów o pracę) czyli przekazanie zleceniobiorcy, oprócz samego upominku, również kwoty na pokrycie podatku i ZUS z tytułu świadczenia niepieniężnego w postaci prezentu.
W zakresie VAT należy przyjąć podejście analogiczne jak w przypadku pracowników na umowę o pracę tj. nie odliczać VAT w związku z nabyciami prezentów i jednocześnie nie naliczać VAT przy nieodpłatnym przekazaniu tych prezentów.
Z kolei z puntu widzenia CIT/PIT organy skarbowe są tutaj dosyć restrykcyjne i w wydawanych interpretacjach nie pozwalają zaliczać kosztów upominków dla zleceniobiorców do kosztów podatkowych.

3. Umowy B2B
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a wolna od podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł (zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym).
W praktyce oznacza to, że zwolnione z opodatkowania PIT będą jedynie te upominki / prezenty, które związane byłyby z reklamą podmiotu. W tym kontekście wszelkie obrendowane upominki np. kubki z logo, torby z logo i inne gadżety z logo będą zwolnione z opodatkowania PIT jeśli jednorazowa wartość tego upominku nie przekracza 200 zł (tu zwracamy uwagę, że chodzi o wartość jednorazowego upominku czyli rocznie można przekazać kilka takich prezentów o wartości nieprzekraczającej 200 zł każdorazowo, wartość tych prezentów w trakcie roku nie sumuje się).
Jednocześnie należy pamiętać, że powyższe zwolnienie z PIT dotyczy tylko świadczeń związanych z promocją lub reklamą. Niestety, jak powszechnie przyjmują organy skarbowe, przekazywanie zakupionych słodyczy czy innych produktów spożywczych, nawet jeśli dołączona byłaby informacja o firmie czy logo, nie stanowi świadczeń związanych z reklamą, a tym samym nie korzysta ze zwolnienia z PIT. W praktyce oznacza to, że przekazane kontrahentom gadżety reklamowe do wartości 200 zł (w przypadku pojedynczego upominku) będą korzystać ze zwolnienia z PIT. Z kolei już upominki spożywcze będą stanowić dla kontrahentów przychód, który powinni sami wykazać sobie do opodatkowania w ramach prowadzonej działalności (przekazujący nie pobiera podatku od tego świadczenia ani nie przekazuje żadnej informacji do US czy do podatnika w tym zakresie).

Natomiast w zakresie VAT sprawa komplikuje się jeszcze bardziej. Zgodnie z art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o VAT nie podlega opodatkowaniu VAT przekazanie prezentu o małej wartości, gdy następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2) których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
Aby nie trzeba było opodatkowywać VAT nieodpłatnych przekazań muszą być spełnione następujące warunki:
• Prowadzona jest ewidencja przekazań i łączna wartość przekazań w trakcie roku nie przekracza 100 zł netto albo
• Wartość pojedynczego upominku nie przekracza 20 zł (ewidencja wówczas nie jest konieczna).
Jednocześnie stanowisko organów skarbowych w zakresie przekazywania prezentów dla kontrahentów jest takie, że stanowią one świadczenia związane z prowadzoną działalnością, co z kolei oznacza, że podatnik ma prawo odliczenia VAT przy nabyciu przekazywanych prezentów, ale także musi ten VAT naliczyć przy przekazaniu.
W zakresie CIT należałoby również dokonać podobnego rozróżnienia jak w przypadku PIT tj. gdy będziemy mieć do czynienia z prezentem / upominkiem reklamowym, jego zakup może stanowić koszt podatkowy. Z kolei upominki w postaci słodyczy / artykułów spożywczych, tak jak w przypadku zleceniobiorców, należałoby uznać, że stanowią wydatek o charakterze reprezentacyjnym czyli nie mogą być kosztem podatkowym.

Mamy nadzieję, ze powyższa „ściąga” będzie dla Państwa pomocna.

W razie wątpliwości lub niejasności służymy Państwu pomocą i zapraszamy do kontaktu.