50% KUP w branży medycznej

W czasach galopującej inflacji pewnie nieraz zastanawialiście się kiedyś Państwo, w jaki sposób pracodawca może podnieść wynagrodzenie pracownika, bez żadnego uszczerbku dla budżetu firmy i czy to w ogóle jest możliwe?

Otóż tak – jest to możliwe.

Ale od początku… Jak wiemy, podatek dochodowy obliczany jest od przychodu po jego obniżeniu o koszty podatkowe. Zasadniczo pracownicy mogą odliczać koszty uzyskania przychodów w zryczałtowanej wysokości określonej kwotowo przepisami podatkowymi. Jednakże ustawa o PIT przewiduje także w niektórych przypadkach możliwość zastosowania podwyższonych kosztów w wysokości aż 50% przychodu.

Jak to wpływa na wynagrodzenia pracownika?

Dzięki tak wysokim kosztom uzyskania przychodów zmniejsza się wysokość zaliczki na podatek dochodowy pobierana przez pracodawcę oraz docelowo sam PIT. Wysokość wynagrodzenia netto pracownika wzrasta. Jest to zatem bardzo korzystny sposób na podwyżkę wynagrodzenia pracowników bez dodatkowych kosztów ze strony pracodawcy!

Wobec jakich pracowników można zastosować 50% KUP?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu można stosować wobec pracowników zatrudnionych zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Nie można natomiast zastosować ich w przypadku osób samozatrudnionych (prowadzących działalność gospodarczą). Podwyższone koszty stosuje się do przychodów z wynagrodzenia związanego z rozporządzeniem prawami autorskimi.

Przykład pracowników firmy farmaceutycznej

50% koszty uzyskania przychodów mogą znaleźć zastosowanie wobec pracowników w wielu różnych branżach. Dziś chcielibyśmy jednak Państwu przedstawić możliwość ich wdrożenia w branży medycznej. Konkretnie na przykładzie pracowników jednej z polskich spółek farmaceutycznych.

Spółka ta prowadzi badania i projekty badawcze, w zakresie których zajmuje się wprowadzaniem na rynek polski czy też zagraniczne nowych substancji aktywnych oraz leków. Prace nad nowym lekiem odbywają się w kilku fazach realizowanych przez określone działy pracowników.

Praca nad nowym lekiem rozpoczyna się od oceny zebranych pomysłów. Są one następnie weryfikowane pod kątem możliwości zaspokojenia zauważonych potrzeb rynkowych, poprzez zbadanie, a następnie wprowadzenie na rynek nowych lub ulepszonych produktów. Analizy w tym zakresie wiążą się z monitorowaniem rynku leków i substancji aktywnych na świecie, weryfikacją bieżącej ochrony patentowej substancji/produktów. Kolejno po w wyniku wstępnych analiz, w tym analizy opłacalności, podejmowana jest decyzja odnośnie do rozpoczęcia pracy nad projektem. Później następuje faza laboratoryjna. Pracownicy dedykowanych działów prowadzą czynności w zakresie badań nad określoną substancją i rozwojem. Jak również oceną metod wytwarzania danej substancji oraz walidacją wybranych metod. W ramach następnej fazy następuje ocena procesów, które zostały przeprowadzone w laboratorium. Ostatnią fazą jest faza rejestracyjna związana z uzyskaniem pozwolenia na dopuszczenie produktu na danym rynku.

Kto z pracowników takiej spółki może korzystać z 50% KUP?

Z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów będzie mogło skorzystać wielu pracowników zaangażowanych w realizację projektu w poszczególnych fazach!

Po pierwsze będą to pracownicy działu oceny projektu zaangażowani w monitorowanie projektów rozwojowych spółki. Od ich zatwierdzenia do wprowadzenia na rynek, którzy przygotowują analizy w oparciu o opracowane raporty dla nowych projektów rozwojowych.

Co w ich przypadku będzie utworem chronionym prawem autorskim?

Przykładowo:

• studium wykonalności, czyli ocena potencjalnej opłacalności projektu i zgodności ze strategią rozwoju firmy,
• na bieżąco przygotowywane raporty dotyczące projektów, których celem jest dostarczenie informacji o obecnym stanie procesu, określenie na jakim etapie się on znajduje, obliczenie dotychczas poniesionych kosztów oraz ryzyka wystąpienia potencjalnych problemów,
• oceny projektów o niskiej rentowności,
• raporty odchyleń.

Podwyższone koszty przysługują również pracownikom zajmującym się kierowaniem pracami nad poszczególnymi projektami prowadzonymi przez spółkę. Koordynują oni pracę zespołów pracujących nad wszystkimi etapami projektu rozwoju nowego leku.

Utworami w tym przypadku są m.in.:

• analiza ryzyka projektu wraz z planem ograniczania ryzyka,
• opracowywanie harmonogramu i budżetu projektu,
• opracowanie strategii czasowo-geograficznej wdrożenia produktu,
• przygotowywane umowy z kontrahentami.

Uprawnionymi do zastosowania 50% KUP są też pracownicy zespołów zajmujących się poszukiwaniem, przeprowadzeniem analiz odnośnie potencjału projektów. Efektem ich pracy mogą być utwory w postaci np. oceny szans zastosowania leku w nowych wskazaniach czy opracowań nowej kombinacji leku. Do kategorii pracowników, którzy skorzystają z wyższych kosztów należą także  pracownicy działu zajmującego się, zapewnieniem ciągłości dostaw produktów.  Jak również działu zajmującego się wszystkimi etapami procesu licencyjnego (począwszy od analiz wykonalności projektu, badań otoczenia konkurencyjnego, prac badawczo-rozwojowych związanych z rozwojem produktu, kończąc na jego wdrożeniu na określonym rynku).

Trudno wyobrazić sobie pracę nad projektem nowego leku bez działu informatycznego. Wspiera on zespół badawczy we wszelkich kwestiach związanych są ze sprzętem komputerowym, maszynami, bazami danych, programami komputerowymi czy procedurami IT. Jego pracownicy także mogą stosować 50% KUP. Oczywiście pod warunkiem prowadzenia działalności twórczej w zakresie programów komputerowych (działalność związana z pisaniem oraz modyfikacją kodów programistycznych, skryptów, aplikacji, interfejsów, tworzenie baz danych).

Są to tylko nieliczne przykłady pracowników, którzy mogą być potencjalnie uprawnieni do odliczania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, w rzeczywistości jest ich o wiele więcej! Z dużym prawdopodobieństwem będą to także pracownicy laboratoriów czy testerzy.

Warunki stosowania 50% KUP

Skorzystanie z omawianego przywileju nie jest wolne od wymogów. Szerzej pisaliśmy o tym w jednym we wcześniejszych artykułów, do którego lektury serdecznie zachęcamy. Istotne w tym kontekście są zwłaszcza zapisy umowne, o które należy się zatroszczyć nawiązując zatrudnienie.

W ramach krótkiego przypomnienia… W celu zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu do części wynagrodzenia związanego z rozporządzeniem prawami autorskimi muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

• praca wykonywana przez pracownika jest przedmiotem prawa autorskiego, a więc spełnia przesłanki utworu określone w ustawie – Prawo autorskie,
• pracownik jest twórcą w rozumieniu tej ustawy i uzyskiwanie przychodu przez pracownika wynika z korzystania przez twórcę z tychże praw lub rozporządzania tymi prawami,
• umowa o pracę przewiduje zróżnicowanie wynagrodzenia należnego pracownikowi na część związaną z korzystaniem z praw autorskich i część związaną z wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych oraz pracodawca prowadzi stosowną dokumentację w tym zakresie, np. prowadzi szczegółową ewidencję przekazanych utworów,
• przychody muszą być uzyskiwane z tych rodzajów działalności, o których mowa w art. 22 ust. 9b Ustawy o PIT (wśród których znajduje się działalność badawcza i badawczo-rozwojowa, którą prowadzi wiele firm z branży medycznej).

Limit 50% KUP

Pracodawcy muszą pamiętać o limicie przysługującego pracownikowi odliczenia. W roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej (w 2023 r. jest to kwota 120.000,00 zł.)

Ważne!

50% kosztów uzyskania przychodów nie można zastosować do pierwotnego nabycia przez pracodawcę autorskich praw majątkowych. Kwestię tę trzeba uregulować w umowie, gdyż jeżeli strony nie postanowią inaczej w umowie o pracę, pracodawca nabywa autorskie prawa majątkowe w całości już z chwilą ich powstania- wówczas nie można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie dochodzi do rozporządzenia prawami.

Obecnie wszyscy zmagamy się z najwyższa od wielu lat inflacją, która wymaga poszukiwania kreatywnych rozwiązań na polepszenie sytuacji ekonomicznej, zarówno firmy jak i zatrudnionych przez nią pracowników. Zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów wobec pracowników może być świetnym sposobem na podwyższenie ich pensji bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów.

Wdrożenie tego rozwiązania wymaga jednak dokonania analizy, czy pracownicy są twórcami w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i czy efektem ich pracy jest utwór. Należy także zatroszczyć się o odpowiednie zapisy umowne i dokumentacyjne.

Zachęcamy do rozważenia wprowadzenia takiego rozwiązania w Państwa działalności. Przy niewielkim wysiłku, zabieg ten może przynieść odczuwalne korzyści finansowe dla pracowników, a jak powszechnie wiadomo satysfakcja pracownika to ogromny czynnik rozwoju firmy! 😉

W razie jakichkolwiek pytań związanych z możliwością zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów wobec pracowników Państwa firmy- zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią!

Na podstawie: Interpretacji indywidualnej z dnia 17 marca 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.1238.2021.1.IR); Interpretacji indywidualnej z dnia 21.07.2020 r., (sygn. 0115-KDIT1.4011.399.2020.1.AW).